なぜレコードマネジメントが求められるのか
- 社員の異動・退職などに対応する情報資産の「組織」管理
- 顧客情報や企業機密情報など重要な情報資産の管理責任
- 電子情報の漏洩を防止するため情報セキュリティーを意識したルール
- 事業継承の為の文書・記録管理
レコードマネジメント運用のチェックポイント
フロー情報とストック情報
それぞれの特長を活かした、適切な媒体による効率的な情報管理が必要。
フロー情報とストック情報
記録情報の作成から処理、保管、保存、廃棄に至る各段階に適正なシステムを適用し、記録情報の「ライフサイクル」管理を行うものです。
文書と記録の違い
「文書（Document）」とは、一つの単位として取り扱われる記録された情報または対象です。それに対して「記録（records）」は、法的な義務の履行、あるいは業務処理における証拠及び情報として、組織または個人によって作成、取得され、維持される情報です。
全ての記録は文書から始まります。一般的な文書の中から記録システム（Records System）に取り込んだ特定の文書が記録となるのであり、すべての「文書」イコール「記録」ではありません。文書の段階では、修正などが可能ですが、一旦記録をすると修正などが出来なくなります。もし、記録を適切な手続きを踏まずに修正すると“記録の改ざん”として、犯罪行為と見なされることもあります。そして作成・取得・維持・利用・処分など様々なやりとりを記録した物（業務活動の証拠や情報）を管理することが「記録管理（レコードマネジメント（Records Management））」です。
日本では「文書」と「記録」の区別がなかったことから、当然「文書管理」と「記録管理」の区分けもなく、「記録管理」という概念自体が存在しませんでした。
